Mobilitatea internațională a devenit de mult timp o realitate de zi cu zi pentru multe companii. Angajații participă la întâlniri și proiecte în alte state membre, sunt detașați temporar în străinătate sau lucrează în mod obișnuit în două sau mai multe țări. În acest context, certificatul A1 este deja un element familiar, fiind documentul care confirmă statul în care sunt datorate contribuțiile sociale.
Cu toate acestea, în practică, formalitățile nu țin întotdeauna pasul cu mobilitatea. De multe ori, obținerea certificatului A1 are loc după începerea activității în străinătate, iar interpretarea obligațiilor și procesul de obținere a certificatului variază de la o țară la alta, susțin Stela Andrei, Partener, People Advisory Services și Dorina Marcu, Manager, People Advisory Services, EY România, în cadrul unei noi analize.
În România, acest proces este adesea perceput ca dificil de adaptat la nevoile operaționale ale companiilor, în special în cazul deplasărilor de scurtă durată, care necesită reacții rapide și un grad ridicat de flexibilitate.
Aceste provocări s-au dorit să fie în centrul reformei Regulamentelor europene privind coordonarea sistemelor de securitate socială, aprobată de Parlamentul European în iulie 2026. Principiile de bază rămân în mare parte neschimbate, însă accentul se dorește mutat către o aplicare mai riguroasă și mai uniformă la nivelul statelor membre, precum și către prevenirea utilizării abuzive a regulilor existente.
Au apărut o serie de noutăți care ar putea avea un impact major atât pentru angajatori, cât și pentru angajați.
Mai mult accent pe formalități înainte de deplasare
Noile reguli impun obligația pregătirii documentației pentru obținerea certificatului A1 înaintea începerii deplasării. În acest context, este prevăzut un mecanism care va permite confirmarea depunerii cererii până la emiterea certificatului propriu-zis, cu intenția de a facilita gestionarea situațiilor în care documentul nu este disponibil imediat.
Acest lucru marchează trecerea de la o abordare reactivă la una preventivă, în care conformarea trebuie asigurată încă din faza de planificare a mobilității.
Condiții mai stricte pentru detașare
Una dintre modificările cu impact direct este introducerea explicită a unei perioade minime de afiliere de 3 luni la sistemul de securitate socială înainte de detașare.
Având în vedere că afilierea de minimum o lună, de care se ținea cont până acum, nu reprezenta decât o recomandare, o astfel de reglementare clară limitează în mod evident posibilitatea detașării imediate a persoanelor nou-angajate și, în consecință, va necesita o planificare mai atentă a resurselor umane.
Limitarea detașărilor succesive
Dacă anterior recomandarea era de a avea o pauză minimă de o lună între detașări de 24 de luni, în situațiile în care activitatea era desfășurată în același stat membru pentru perioade extinse, noile reguli introduc o pauză de cel puțin două luni.
Această măsură urmărește să reducă situațiile în care detașările succesive sunt utilizate pentru a acoperi activități din același stat care, în realitate, au un caracter permanent.
Reguli noi pentru deplasările de scurtă durată
Noile reguli aduc modificări așteptate de mediul de afaceri. Sunt reglementate explicit anumite deplasări de afaceri de scurtă durată (maximum trei zile consecutive într-o perioadă de 30 de zile), precum participarea la întâlniri, conferințe sau programe de formare, pentru care nu mai există obligația obținerii certificatului A1. Excepția nu se aplică însă activităților care implică prestarea de servicii sau livrarea de bunuri, precum și activităților din sectorul construcțiilor, chiar dacă acestea au o durată redusă.
Deși eliminarea obligației de a obține certificatul A1 poate părea, la prima vedere, o simplificare binevenită, aceasta vine la pachet cu o responsabilitate mai mare pentru angajatori și angajați. Companiile vor trebui să monitorizeze și să documenteze cu atenție atât scopul, cât și durata deplasării, astfel încât să poată demonstra că deplasarea nu reprezintă o prestare de servicii și să susțină aplicarea excepției în eventualitatea unui control.
Reguli mai clare pentru situațiile de pluriactivitate
Certificatul A1 pentru situațiile în care activitatea se desfășoară în mai multe state va putea fi emis pentru o perioadă de până la 24 de luni, cu posibilitatea prelungirii. Actualmente, multe state îl emit pentru o perioadă de 12 luni.
Sunt revizuite criteriile pentru determinarea statului de rezidență al „angajatorului”. De asemenea, testul privind desfășurarea unei părți semnificative a activității în statul de rezidență (pragul de 25%) va fi calculat diferit, urmând să fie luat în considerare timpul de lucru desfășurat la nivel global, inclusiv zilele lucrate în afara Uniunii Europene. Se dorește ca noul cadru să contribuie la o aplicare mai uniformă a acestora la nivelul statelor membre.
Ce înseamnă concret pentru angajatori?
Deși nu schimbă fundamental arhitectura regulilor existente, reforma modifică semnificativ modul în care acestea trebuie aplicate. Pentru angajatori, implicațiile sunt clare:
• mobilitatea internațională necesită o atenție sporită și o planificare mai riguroasă
• detașările succesive devin mai dificil de utilizat ca soluție operațională
• formalitățile trebuie gestionate înainte de începerea activității
• riscurile de neconformare cresc.
Pe scurt, dacă până acum anumite aspecte puteau fi clarificate ulterior, noul mesaj este unul ferm: analiza și documentarea trebuie să preceadă deplasarea, nu să o urmeze.
Ce urmează?
Momentul aplicării va depinde de finalizarea procesului legislativ și de publicarea oficială în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, precum și de eventualele dispoziții tranzitorii incluse. Este important să urmărim evoluția și să vedem forma finală după publicarea textului, precum și calendarul de implementare. Până atunci, direcția dorită este clară: mai puțină flexibilitate informală și mai multă predictibilitate, bazată pe reguli explicite și aplicate uniform la nivelul Uniunii Europene.