În multe organizații, funcțiunea financiar-contabilă ajunge să depindă într-o măsură semnificativă de experiența și cunoștințele unei singure persoane: contabilul-șef. Atât timp cât activitatea se desfășoară normal, această dependență poate trece neobservată. Însă atunci când persoana respectivă schimbă rolul, pleacă din companie sau este indisponibilă pentru o perioadă mai lungă, organizația poate descoperi cât de vulnerabile sunt unele procese esențiale, susțin Daniela Muntean, Senior Manager, Global Compliance and Reporting și Diana Lupu, Partener, Global Compliance and Reporting, EY România.
În realitate, riscul nu este plecarea contabilului-șef în sine, ci concentrarea cunoștințelor, responsabilităților și proceselor critice într-o singură persoană. Organizațiile reziliente nu se bazează pe oameni indispensabili, ci pe procese solide, responsabilități clar definite și mecanisme care asigură continuitatea activității indiferent de schimbările de personal.
Când dependența de o persoană devine un risc de business
În lipsa unor proceduri documentate și a unui plan de succesiune, compania se poate confrunta cu dificultăți care depășesc cu mult sfera resurselor umane.
Închiderea lunară, raportările statutare, relația cu auditorii, pregătirea informațiilor pentru management sau gestionarea obligațiilor fiscale pot deveni mai dificile și mai consumatoare de timp. Totodată, o parte semnificativă din know-how-ul acumulat de-a lungul anilor, de la particularități fiscale și contabile, până la configurația sistemelor și relațiile cu partenerii externi, poate fi greu de transferat într-un termen scurt.
Pentru persoana care preia rolul, lipsa documentării se traduce printr-o perioadă de acomodare mai lungă, un nivel crescut de presiune și dificultăți în înțelegerea rapidă a proceselor existente. În paralel, managementul este nevoit să dedice timp suplimentar pentru clarificarea situațiilor operaționale și pentru menținerea continuității activității.
Costul nepregătirii este adesea subestimat
Multe companii analizează aceste situații exclusiv prin prisma costului de recrutare. În practică, impactul este mult mai amplu.
Recrutările urgente, perioadele extinse de integrare, timpul investit de management în rezolvarea problemelor apărute, întârzierile în raportări și necesitatea apelării la suport extern pot genera costuri semnificative. La acestea se pot adăuga riscuri de conformitate, erori operaționale și dificultăți în păstrarea stabilității echipei financiare.
De cele mai multe ori, costurile asociate unei tranziții neplanificate depășesc investiția necesară pentru documentarea proceselor și pregătirea continuității funcției financiare.
Din această perspectivă, întrebarea relevantă nu este cât costă pregătirea, ci cât poate costa lipsa acesteia.
Cum construiești o funcție financiară rezilientă
1. Documentează procesele critice
Procedurile documentate (SOP-uri) reprezintă fundamentul unei funcții financiare stabile și scalabile. Acestea oferă claritate asupra responsabilităților, termenelor și modului de desfășurare a activităților esențiale.
Beneficiile nu apar doar în momentul unei tranziții. Procesele documentate reduc presiunea asupra contabilului-șef, facilitează delegarea responsabilităților, accelerează integrarea noilor colegi și contribuie la dezvoltarea echipei.
Atunci când procesele sunt clar descrise și accesibile, cunoștințele devin un activ al organizației, nu al unei singure persoane.
2. Planifică succesiunea înainte să fie necesară
Planul de succesiune nu înseamnă doar identificarea unui posibil înlocuitor. Presupune transfer continuu de cunoștințe, pregătirea mai multor persoane pentru activitățile critice și distribuirea responsabilităților în cadrul echipei.
O astfel de abordare reduce riscurile operaționale și oferă mai multă flexibilitate organizației. În același timp, permite contabilului-șef să își transfere responsabilitățile într-un mod controlat și să reducă presiunea asociată perioadelor aglomerate, concediilor sau schimbărilor profesionale.
Cu cât dependența de o singură persoană este mai redusă, cu atât funcția financiară devine mai predictibilă și mai robustă.
3. Utilizează strategic serviciile de Managed Services
În ultimii ani, provocările cu care se confruntă funcțiile financiare au devenit tot mai complexe. Cerințele de raportare și conformitate cresc, specialiștii cu experiență sunt mai greu de găsit și de reținut, iar managementul solicită informații financiare tot mai rapide și mai relevante pentru luarea deciziilor.
Pentru multe organizații, acestea reprezintă un instrument prin care funcția financiară își poate crește reziliența, flexibilitatea și capacitatea de a susține dezvoltarea afacerii.
Spre deosebire de modelul tradițional bazat doar pe resurse interne, serviciile de Managed Services oferă acces la o echipă de specialiști, procese documentate, metodologii standardizate și mecanisme de continuitate deja implementate. Astfel, cunoștințele și responsabilitățile nu mai sunt concentrate într-o singură persoană, reducând riscurile asociate fluctuației de personal sau indisponibilității unor resurse-cheie.
Un alt avantaj important este flexibilitatea. Companiile pot adapta nivelul de suport în funcție de nevoile organizației, fie că este vorba despre perioade de audit, proiecte de transformare, implementarea unor sisteme noi, modificări legislative sau creșteri temporare ale volumului de activitate.
În plus, externalizarea unor activități contabile și de raportare fiscală și financiară permite echipei interne să se concentreze pe zone cu valoare adăugată mai mare, precum analiza financiară, planificarea, managementul performanței, controlul intern și sprijinirea deciziilor de business. În acest mod, funcția financiară evoluează de la un rol predominant operațional către unul strategic.
În practică, valoarea unui model de Managed Services se reflectă în:
• acces la expertiză multidisciplinară în contabilitate, fiscalitate, raportare financiară și tehnologie;
• acces la bune practici și metodologii validate în multiple industrii;
• reducerea riscului asociat fluctuației de personal și dependenței de persoane-cheie și consolidarea continuității operaționale;
• capacitatea de a scala rapid resursele în funcție de volumul și complexitatea activității;
• susținerea creșterii și transformării funcției financiare fără majorarea proporțională a structurii interne și a costurilor fixe.
Privite din această perspectivă, serviciile de Managed Services nu reprezintă doar o soluție operațională, ci un instrument strategic de management al riscului și de dezvoltare a funcției financiare. Pentru multe organizații, acestea oferă combinația optimă între continuitate, acces la expertiză și capacitatea de a răspunde rapid schimbărilor din mediul de afaceri.
O funcție financiară performantă este definită de capacitatea organizației de a funcționa eficient indiferent de schimbările care apar în echipă.
Procedurile documentate, planurile de succesiune și modelele de outsourcing și managed services nu reprezintă doar măsuri de control intern. Ele contribuie la reducerea riscurilor, la protejarea continuității activității și la creșterea eficienței operaționale.
Într-un mediu de afaceri în care atragerea și retenția specialiștilor cu experiență devin tot mai dificile, presiune asupra costurilor și cerințe tot mai complexe de raportare, construirea unei funcții financiare fără dependențe critice nu înseamnă doar gestionarea riscurilor. Înseamnă crearea unei organizații capabile să crească, să se adapteze și să performeze indiferent de schimbările de personal sau de contextul economic.
În final, întrebarea pe care orice director general sau CFO ar trebui să și-o pună nu este „Ce se întâmplă dacă pleacă contabilul-șef?”, ci „Cât de pregătită este compania să funcționeze în mod normal a doua zi după ce acesta pleacă?”. Răspunsul la această întrebare face diferența dintre o organizație vulnerabilă și una cu adevărat rezilientă.